File Juggler für Windows: Ordner überwachen und Aktionen durchführen

Der Alltag am heimischen Rechner besteht nicht selten aus sich wiederholenden Schritten, vor allem wenn man den Rechner auch für produktive Arbeiten nutzt und zum Beispiel seine Dokumentenordner digitalisiert hat – meine (derzeitige) Umsetzung des „Papierlosen Büros“ habe ich ja einmal an dieser Stelle genauer vorgestellt. Rechnungen per Mail speichern und verschieben, Dokumente die per Post kommen einscannen und verschieben und dergleichen. Aber auch abseits des Paperless Office ist das Arbeiten mit Dateien nicht selten identisch, seien es nun Fotos, Audiodateien oder Videos. Irgendwann ist man es vielleicht leid, diese Schritte wieder und wieder händisch zu erledigen – immerhin soll der Rechner ja Arbeit erleichtern.

Das Papierlose Büro: Mein persönlicher Status Quo Am 04.11.2016 veröffentlicht | Lesezeit etwa 6:01 Minuten

Findige Mac-Nutzer können diesbezüglich auf eine App namens Hazel zurückgreifen, mit der sich wiederkehrende Datei-Aktionen anhand vorgefertigter Regeln automatisiert erledigen lassen. Aber auch Windows-Nutzer können sich die Arbeit etwas erleichtern, denn mit File Juggler gibt es ein sehr ähnliches Tool für die Windows-Plattform. Im Grundsatz sind sich beide Anwendungen sogar sehr identisch: Sie überwachen vordefinierte Ordner und führen eine Aktion aus, sobald eine oder mehrere Bedingungen (aka Regeln) zutreffen. Klingt im ersten Moment kompliziert, ist aber letztlich ganz simpel – wenn man sich einmal Gedanken gemacht hat, was man erreichen möchte. Denn File Juggler bietet so viele Möglichkeiten für verschiedenste Anwendungsfälle, dass sich diese nur mit kleineren Beispielen andeuten lassen.

Beginnen wir aber mal von vorne, nach der Installation und dem ersten Start von File Juggler präsentiert sich eine recht funktionell ausschauende Oberfläche, die letztlich nur eure erstellten Regeln anzeigt – und bereits mit einer Hand voll Beispielaktionen ausgestattet wurde. Aber auch der Dialog zum Erstellen (oder Bearbeiten) von Regeln ist recht übersichtlich und simpel und teilt sich in unterschiedliche Bereiche auf: Der Titel der Aktion, den zu überwachenden Ordnern, die Bedingung die erfüllt werden muss (IF) und die letztlich durchzuführende Aktion (THEN).

Und hier wird es dann komplizierter, denn ihr müsst euch eben erstmal Gedanken machen, was ihr so erreichen wollt. Im Grunde lässt sich all das, was nach einem bestimmten Schema sortiert und erledigt werden muss, automatisieren. Dabei kann File Juggler auf folgende Dateiinformationen zurückgreifen: Dateiname, -erweiterung, -typ und -größe, sowie die Daten der Erstellung, Modifizierung und des letzten Zugriffs. Darüber hinaus kann File Juggler aber auch Dateiinhalte auslesen, wie zum Beispiel lesbare Texte innerhalb von PDF-, Word- und Textdokumenten. Zu jeder Option habt ihr die Wahl, ob zum Beispiel ein bestimmter String im Dateinamen vorkommen muss, soll, kann oder nicht vorkommen darf. Für Profis nützlich: es werden auch RegEx-Abfragen unterstützt.

Bei den durchzuführenden Aktionen habt ihr ebenfalls eine ganze an Möglichkeiten zur Auswahl. Neben dem simplen verschieben, kopieren, löschen und umbenennen von Dateien könnt ihr diese auch in bestimmte Ordner einsortieren lassen, einen Befehl ausführen, Archive extrahieren, Dateien zu Evernote hinzufügen oder euch einfach nur eine Benachrichtigung ausgeben. Hierbei könnt ihr zum Beispiel beim Umbenennen von Dateien abermals auf einen ganzen Haufen an Variablen zugreifen, die ihr über das „Insert“-Menü flott einfügen könnt. Hierzu gehören neben simplen Dateiinformationen (Name, Erweiterung, Typ, Datum und dergleichen) auch Meta-Informationen von Audio-Dateien (Titel, Künstler, Album, Jahr und Co.) und Fotos (Breite, Höhe, MP, Aufnahmedatum und GPS-Daten).

Soweit also einmal ein kurzer Einblick in beziehungsweise Überblick über File Juggler, bei dessen Nutzung ihr eigentlich nur durch eure Phantasie eingeschränkt werdet. Ein paar Beispiele, die natürlich keine Vollständigkeit darstellen, aber ein paar Ansätze zeigen. Letztlich ist alles nur eine simple „WENN, DANN“-Geschichte und basiert eben darauf, dass sich Dateien nach einem bestimmten Schema (Profis werden den RegEx-Support lieben) erfassen lassen – der Rest basiert dann irgendwo auf diesen Beispielen beziehungslose lassen sich von diesen abwandeln:

• Entpacke Archive im Download-Ordner automatisch und lösche das Archiv
• Verschiebe Musik-Dateien im Download-Ordner automatisch in den entsprechenden Künstler-Ordner im Musik-Ordner
• Verschiebe Desktop-Dateien, die länger als zwei Wochen nicht geöffnet wurden in den Unterordner „Desktop-Archiv“
• Benenne neu hinzugefügte Fotos automatisch anhand des Aufnahmedatums
• Lösche Backups, die älter als drei Wochen sind automatisch
• Verschiebe PDF-Dokumente, die „Telekom“ als Dateiinhalt haben und „Rechnung“ im Dateinamen in den Ordner „Dokumente/Rechnungen/Telekom“

Muss man eben wirklich einmal ausprobiert haben, das wirkliche Potential zeigt sich eben erst, wenn man einmal ein wenig herumgespielt hat und sich die ersten eigenen Regeln im Anwendungsfenster von File Juggler befinden. Ich jedenfalls möchte den Mac-Pendant Hazel nicht mehr missen und dies geht (auch bei File Juggler) wohl vielen so. Einziger kleiner Haken: File Juggler ist keine Freeware, sondern schlägt mit 40 US-Dollar zu Buche. Klingt im ersten Moment etwas viel, meiner Meinung nach ist der Preis aber gerechtfertigt wenn man bedenkt, dass man somit ein paar Minuten nervige Datei-Schubser-Arbeit einspart. Und für alle die zwar Interesse bekunden, sonst aber noch ein wenig skeptisch sein sollten: es gibt auch eine Testversion, die sich 30 Tage lang uneingeschränkt nutzen lässt.

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