iDocument 2: Dokumentenverwaltung für den Mac in runderneuerter Version

Marcel Am 03.09.2013 veröffentlicht Lesezeit etwa 3:54 Minuten

IcyBlaze makes high efficient tools to your producitivity works 2013-09-03 17-16-05

Was die Verwaltung meiner digitalisierten Dokumente angeht, so setze ich persönlich derzeit auf Doo, schaue mich aber dennoch nach Alternativen um. iDocument zum Beispiel wäre so eine Alternative, die ich im Rahmen meiner „Paperless Office“-Reihe schon einmal hier im Blog vorgestellt habe – und seit heute in einer runderneuerten Version 2 erschienen ist. Man hat nicht nur das Design grundlegend überarbeitet, sondern auch funktionell ordentlich auf die „Kacke“ gehauen und die Software, welche ich einmal als das „iTunes für Dokumente“ betitelt habe, vom Gefühl her von Null auf neu entwickelt. Wo fangen wir denn nun mal am besten an – ich würde sagen, mit der einfachen Oberfläche von iDocument 2, welche man durchaus ohne schlechten Gewissen als schick und modern bezeichnen kann.

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Das ganze gibt es auch in einer hellen Variante, welche mir ein wenig besser gefällt – wundert euch also nicht, wenn die folgenden Screenshots nun also das helle Theme besitzen. Im Grunde erkennt man hier aber schon den Grundaufbau der App, eigentlich nicht viel anders als bei anderen Apps.

Links finden wir eben die Sidebar vor, in der uns sämtliche Bereiche angezeigt werden. Hier können wir wahlweise alle Dokumente anzeigen, die Tags, Collectionen (also Sammlungen) und so weiter. Ebenfalls lassen sich einzelne Ordner zu iDocument 2 hinzufügen (die so genannten „Index Folders“), welche dann eben überwacht werden, wobei eure Dateistruktur nicht angetastet wird. Ebenso können wir diverse Cloud-Dienste mit iDocument verbinden, hier wären iCloud inkl. Fotostream, Dropbox, Google Drive, SkyDrive, Box und SugarSync zu nennen. Die Ansicht lässt sich an die eigenen Vorlieben anpassen und sortieren, ebenso gibt es die Möglichkeit, Details zu jedem Dokument in einer weiteren, rechtsausgerichteten Sidebar anzeigen zu lassen – hier werden dann neben Datum und weiteren Informationen auch Bewertungen, Tags, Titel und Co. angezeigt und können hierüber schnell und einfach bearbeitet werden:

Wer mehr Platz für seine Dokumente haben möchte, der kann die linke Sidebar auch komplett ausblenden – die entsprechenden Punkte wandern dann in ein DropDown-Menü und lassen sich eben hierüber auswählen. Sieht auch sehr schick aus:

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Wie erwähnt kann man eben auch Dokumente nach Tags, Collection, Autor, Datum und Co. filtern – funktioniert ebenso über die Sidebar, die Ansicht wechselt dann kurz, ist im Grunde aber nicht viel anders:

Smart Folders? Sind ebenso möglich: Ihr gebt also gewisse Regeln an, die ein Dokument erfüllen muss, zum Beispiel „nicht älter als 1 Jahr“, „Tag ‚apple'“, „Flag important“ und so weiter – im Grunde eben nichts anderes, als eine dauerhaft gespeicherte Suchfunktion. Eigentlich nichts neues, kennt man ja als Mac-Nutzer inzwischen von iTunes und etlichen anderen Apps.

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Auch eine Suche ist logischerweise mit an Bord, auch diese wurde (nicht nur) optisch ordentlich aufpoliert. Die eingegeben Worte werden standardmäßig in allen möglichen Informationen gesucht, sprich: Im Dokument selbst (dank Texterkennung), in den Tags, den Autoren und so weiter und so fort. Außerdem ist es möglich, nach einzelnen Tags, Dokumententypen oder Autoren suchen zu lassen – so kann man Beispielsweise nach allen PDF-Dokumenten suchen lassen, die den Tag „router“ besitzen und irgendwo das Wort „Apple“ versteckt haben:

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Noch ein paar Worte zu den Flags: Hier habt ihr sieben Stück zu Auswahl, deren Titel ihr in den Einstellungen nach belieben verändern könnt. Dokumente lassen sich so schnell markieren, zum Beispiel eben „Noch zu bezahlen“, „Klären“ oder was auch immer euch einfällt oder für euch nützlich ist.

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Übrigens: iDocument 2 verwaltet nicht nur PDF oder andere Textdokumente, sondern kann nun auch mit Bildern, Videos, Audiodateien, eBooks und noch mehr umgehen – im Grunde kann man sagen, dass man nahezu jeden Datetyp mit iDocument verwalten kann. Wer hingegen nur bestimmte Dokumente innerhalb der App angezeigt bekommen möchte, der kann die gewünschten Dateitypen in den Einstellungen selektieren oder eben aus der Auswahl herausnehmen:

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Ein interessantes Feature ist die SafeBox, welche einen eigenen Eintrag in der Sidebar besitzt: Hier lassen sich Dokumente ablegen, welche erst nach Eingabe eines Passwort angezeigt werden und auch bei einem Zugriff auf die iDocument-Library über den Finder nicht anzeigbar sind.

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Zuletzt noch ein Blick in die restlichen drei Reiter der Einstellungen, hier finden sich neben den bereits genannten Punkten der anzuzeigenden Dateitypen und Flags eben auch Möglichkeiten, das Theme von dunkel auf hell zu stellen, die Library zu verschieben oder die App mit den genannten Cloud-Diensten beziehungsweise deren Ordnern zu verknüpfen:

Fazit? Mit iDocument 2 haben die Jungs und Mädels von IcyBlaze die Dokumentenverwaltung nicht nur weiterentwickelt, sondern quasi von Grund auf neu entworfen. Es lässt sich auch mit 1.000+ Dokumenten flüssig arbeiten, ebenso bleibt es dank geordneter Strukturen übersichtlich. Was mir persönlich nicht so gefällt ist der Schritt hin zur Dateiverwaltung, wie gesagt lassen sich eben sämtliche Dateitypen in iDocument importieren, was einiges an Arbeit erfordert, um hier ein System hineinzubringen – aber zum Glück lassen sich die gewünschten Dateitypen ja frei bestimmen, daher sollte dies eigentlich kein Kritikpunkt sein. Ich persönlich bin begeistert von iDocument 2 und werde es erst einmal parallel zu Doo laufen lassen, mal sehen, welche App mich dann in Zukunft begleiten wird. Wer ebenfalls Interesse bekommen hat: iDocument 2 lässt sich 14 Tage lang kostenlos testen, danach werden 49,95 US-Dollar (also etwa 33 Euro) fällig, wer bereits das „alte“ iDocument besitzt, der kann kostenlos auf die Version 2 upgraden. Solltet ihr euch unbedingt einmal anschauen, tolle App – und das sag ich als jemand, der von der ersten Version nicht unbedingt so begeistert war.

Wer sich die Version auf dem Mac App Store zulegt (welche aktuell bis zum 12. September um 40% reduziert ist), der muss auf das SafeBox-Feature aufgrund der Sandbox-Pflicht für MAS-Apps verzichten.

iDoc 2 - Manage documents with simplicity
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Entwickler: MOKA Code
Preis: 54,99 €

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