Mein papierloses Büro. Verwaltung per Ordnerstruktur oder doch ein Tool?

Marcel Am 10.01.2013 veröffentlicht Lesezeit etwa 1:22 Minuten

paperless_office

Zuletzt habe ich einmal aufgezeigt, wie ich meine Rechnungen und sonstigen Dokumente einscanne und so aufbereite, dass diese unter anderem eben auch eine Suche im Dokument ermöglichen. Wie ich da schon sagte, lohnt sich für viele sicherlich nicht unbedingt die Anschaffung eines reines Dokumentenscanners wie den Fujitsu ScanSnap S1500 oder auch des kleineren Fujitsu ScanSnap S1300i, daher meine Lösung mittels einfachem Flachbettscanner und entsprechender Software.

Und einen ähnlichen Weg geht auch meine erste Lösung, die eingescannten Dokumente zu pflegen und zu ordnen. So rudimentär es auch klingen mag, aber für viele wird es vermutlich auch die ordentlichste und sauberste Lösung sein: Eine simple Verwaltung via Ordner. Habe ich auch lange Zeit genutzt und immer weiter optimiert. Sofern man hier von optimieren sprechen kann.

Rechnungen in einen Ordner, ansonsten alles schön sortiert, wie man es von einem „echten“ Aktenordner her kennt. Ein Register (= Ordner) für Auto & Co. Darin ein Unterordner mit TÜV, Versicherung und Co. Alles rund um die Wohnung, also Verträge, Anschreiben, Abrechnungen und Co.

Damit werden sicherlich viele klar kommen – und wie gesagt habe ich es selbst lange Zeit genutzt. Ja, ich weiß: Ziemlich einfallsreich, aber effektiv. Wie man nun nach Dokumenten sucht? Ein Kinderspiel, da sowohl Mac OS X, als auch Windows 7/8 die Suche innerhalb von Dokumenten erlauben. Und mal ehrlich, was anderes machen die Tools auch nicht – Tagging, okay. Aber sonst?

Aber ich habe insgesamt drei Tool rausgesucht, welche bei mir in die engere Auswahl kamen. Je eines für Mac OS X und Windows, und zwei Dienste, die auf nahezu allen Systemen vertreten sind. ELO Office? Nein, gehört nicht dazu. Der Grund ist nicht der zu geringe Funktionsumfang, sondern einfach die Tatsache, dass das Programm für den Privatnutzer schlichtweg zu viel kann und für den entsprechenden Nutzen eben zu teuer ist. Damit ihr wisst, in welche Richtung es gehen wird. ;) Was müsste ein Tool für euch können und bieten?

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