Paperless Day 2013: Meine kleines papierloses Büro. Das digitalisiere ich. Das nutze ich.

Marcel Am 21.11.2013 veröffentlicht Lesezeit etwa 4:48 Minuten

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Wir schreiben heute dem 21. November 2013 und somit den Paperless Day 2013, welcher immer am dritten Mittwoch im November (nach US-Zeit) „gefeiert“ wird. Tja, das papierlose Büro und Leben, immer so einfache: Man versucht es ohne, es geht aber nicht wirklich ohne Kompromisse. Pack schlägt sich, Pack verträgt sich – so in etwa könnte man es ungefähr beschreiben. Das Problem besteht nicht nur darin, dass noch immer ein großer Batzen an Rechnungen und sonstigem Gedöns auf Totholz gedruckt per Post kommt, ein weiteres Problem ist die Tatsache, dass bestimmte Dokumente einfach „in echt“ vorliegen müssen, da die digitalen Kopien keinen Wert besitzen. Doofe Sache, aber dennoch möchte ich zum Paperless Day nochmals mein umgesetztes, papierloses Leben oder auch Büro vorstellen – vielleicht hilft es ja dem ein oder anderen, sich einmal Gedanken zu machen.

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Was digitalisiere ich? Was bewahre ich wie auf? Was kommt direkt in die Tonne?

Fangen wir doch einmal damit an, was ich als so nötig erachte, dass ich es digitalisiere. Da wären zuerst einmal Rechnungen genannt, aber auch Unterlagen zu Verträgen, Nebenkostenabrechnungen, Versicherungen und so weiter und so fort. Vieles also – einfacher wird es da schon, aufzuzählen, was ich nicht extra einscanne. Da wären zum einen die monatlichen Rechnungen von Unitymedia, der Telekom oder auch Lohnabrechnungen, Meldebescheinigungen für die Sozialversicherungen, Kontoauszüge, einfache Schreiben, die man nach der Kenntnisnahme eh nicht mir benötigt. Kurzum: Alles, was ich in naher ferner Zukunft nochmals benötige.

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Alles was ich eingescannt und somit digitalisiert habe, wandert in einen Ordner, fein nach Datum sortiert – hierbei habe ich mir ein paar kleinere Unterteilungen erlaubt, beispielsweise in „Banken“, „Versicherungen“, „Rechnungen“ und so weiter. Ich trenne nicht groß, so reicht es mir schon – manch einem wird es sicherlich auch ausreichen, alles nach Daten sortiert in einen großen Ordner zu packen, habe ich mich bislang aber noch nicht getraut.

Es gibt aber auch viel Kram, welcher bei mir weder digitalisiert, noch aufbewahrt wird. Rechnungen von Kleinigkeiten wie bestellte Batterien, Locher, Wandtattoos oder ähnlichem? Kommen direkt in die Tonne, das gleiche gilt auch für die angesprochenen Briefe, bei denen eine Kenntnisnahme ausreicht – zum Beispiel, dass in zwei Wochen das Wasser für ein paar Stunden abgestellt wird … solche Sachen eben. „Okay, weiß ich nun, brauch ich nicht mehr“ – also ab in die Tonne damit.

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Allgemein sortiere ich unregelmäßig regelmäßig meine Ablageordner aus: Rechnungen kommen spätestens nach Ablauf der 24 Monate weg (für Garantie, sofern länger reicht die Kopie), Kontoauszüge behalte ich lediglich für drei Jahre und so weiter. Ziel: So wenig Papier wie möglich lagern zu müssen. Es gibt aber eben auch jene Unterlagen, welche man immer im Original benötigt: Zeugnisse, Versicherungspolicen, Verträge – im Grunde all das, was eine dokumentenechte Unterschrift benötigt oder auf Papier mit Sicherheitselementen geschrieben steht. Alleine deswegen ist das wirklich papierlose Büro eine Utopie, aber man kann es sich eben – wie bei mir – einfacher machen.

Womit scanne ich? Der Fujitsu ScanSnap S1100, ein tolles Stück Hardware

Kommen wir nun einmal zur Hardware. Ich persönlich habe mich von meinem Flachbettscanner getrennt und mir stattdessen einen „echten“ Dokumentenscanner zugelegt, in meinem Falle ein ScanSnap S1100 von Fujitsu. Das kleinste Modell der Reihe, so häufig scanne ich nicht, sodass sich ein größeres und teureres Modell wie zum Beispiel der iX500 sich für mich einfach nicht lohnt. Dafür verzichte ich eben auf einen Einzug, welcher automatisch mehrere Seiten scannt, ich bin aber zufrieden.

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Das Herzstück des ScanSnap ist dabei die ScanSnap-Software, welche es dem Nutzer erlaubt, diverse Optionen vorzunehmen. Ich lasse meine Dokumente direkt in ein durchsuchbares PDF umwandeln, ist bei einer späteren Suche nur von Vorteil. Auch scanne ich nicht jedes Dokument sofort, sondern sammel auch mal ein paar Wochen – so viel Papierunterlagen kommen bei mir am Tag nicht zusammen, sodass ich mir jede oder alle zwei Wochen mal eine viertel- bis halbe Stunde Zeit nehme, die neuen Unterlagen einscanne, weiterverarbeite und abhefte oder entsorge. Reicht für mich voll und ganz.

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Die digitale Dokumentenverwaltung. Mein Liebling namens Doo.

Bezüglich der Verwaltung meiner digitialisierten Dokumente habe ich lange Zeit gesucht. Angefangen habe ich mit einer sauberen Ordnerstruktur, fein säuberlich nach Absender sortiert: „Unitymedia“, „Telekom“ und so weiter. In diese Ordner kamen dann die entsprechenden Unterlagen, nach Briefkopf-Daten benannt und sortiert. Irgendwann aber reicht das nicht mehr und so habe ich mich nach einer „echten“ Dokumentenverwaltung umgesehen – passenderweise trat zu diesem Zeitpunkt Doo ans Licht der Öffentlichkeit.

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Doo ist eine Dokumentenverwaltung, welche Apps für nahezu alle Systeme an Bord hat: Mac OS X, Windows 7 und 8, Windows ModernUI, iOS und Android – damit ist für mich persönlich alles abgedeckt, dank eigener Doo-Cloud und der Möglichkeit, andere Cloud-Dienste wie Dropbox und Google Drive zu nutzen, kann man auch munter zwischen den Geräten synchronisieren, nicht unbedingt zwangsweise wichtig, wird aber dennoch gerne mitgenommen.

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Doo besticht nicht nur durch eine einfach gehaltene, aber dennoch funktionell umfangreiche Oberfläche, sondern auch durch gut umgesetzte OCR- und Tagging-Funktionen. Einmal ein Dokument in Doo importiert, so versucht die App automatisch Dinge wie Dokumententyp, Datum, Absender & Empfänger, Orte und so weiter zu erkennen und fügt diese den Dokumenteninfos hinzu – sollte dies einmal nicht klappen, kann man dies natürlich auch manuell korrigieren. Eine Suchen nach Schlagworten (auch und vor allem innerhalb von Dokumenten), mehrere Arbeitsumgebungen, eine Zeitleiste und anlegbare Regeln sorgen dafür, dass gesuchte Unterlagen immer in sekundenschnelle auffindbar sind.

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Ja, mit Doo habe ich meinen absoluten Liebling gefunden, Cross-Plattform, auch wenn ich auf die Alternative namens Gini – vormals Smarchive – gespannt bin, die Partnerschaft mit der Deutschen Post muss ja für irgendwas gut sein. Aber gegen Doo haben es bei mir alle schwer, soviel sei gesagt.

Drucken mit dem Mut zur Lücke

Ab und an kommt es dann doch mal vor, dass ich Dokumente auf Papier benötige und ausdrucken muss. Dies aber nur, wenn ich sie wirklich benötige – zum Beispiel weil etwas eingeschickt werden muss oder ich ein Dokument wirklich irgendwo zur Vorlage benötige. Sofern es möglich ist, versuche ich mehrseitige Ausdrucke entweder doppelseitig auf eine Seite zu bekommen oder über den Duplex-Druck auf beiden Seiten zu bedrucken. Auch so spare ich nochmals eine unbestimmte Menge an Papier. Klappt.

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Habe ich noch was vergessen? Go paperless, now.

Das also mal einen kleinen Einblick in meine Umsetzung des papierlosen Büros – welches sicherlich noch nicht perfekt ist. Ich für meinen Teil spare jedoch nicht nur Papier ein (alleine das ist natürlich schon alleine wegen dem Umweltschutz praktisch), sondern auch Zeit: Das Scannen und Taggen der Dokumente nimmt zwar etwas mehr Zeit in Anspruch, dafür sind Dokumente später in Sekundenschnelle wieder aufgefunden, was vorher schon eine nervige Angelegenheit war. Was mich nun einmal interessieren würde: Wie handhabt ihr Unterlagen und Dokumente, habt ihr schon einmal einen Versuch gewagt, ein papierloses „Büro“ umzusetzen? Was sind eure Tipps?

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