PDF Archiver nun auch für iOS: Scanner-App und Dokumentenverwaltung mit offenem Ablagesystem

Wer hier ab und zu mal mitliest, der wird inzwischen durch diverse Artikel festgestellt haben, dass ich kein großer Freund von Papier bin. Vor allem nicht von Dokumenten auf Papier. Inzwischen versuche ich bereits seit einigen Jahren, möglichst viel Papierkram zu digitalisieren. Und inzwischen bin ich für mich auch nahezu perfekt aufgestellt, an meinem Workflow und dem Ablagesystem hat sich seit gut zweieinhalb Jahren nichts geändert. Mir reicht ein flotter Smartphone-Scan, OCR (für mich existenziell) und eine halbwegs aufgeräumte Ordnerstruktur. Das ganze wird inzwischen via ~~Bittorrent~~ Resilio Sync aufs NAS und dem Smartphone gespielt, fertig. Von dedizierten Apps zur Verwaltung bin ich aus nachvollziehbaren Gründen ab, allerdings gibt es natürlich auch Nutzer, die anders aufgestellt sind und sich eine zentrale Verwaltung wünschen.

Das Papierlose Büro: Mein persönlicher Status Quo Am 04.11.2016 veröffentlicht | Lesezeit etwa 6:01 Minuten

Eine recht solide Zwischenlösung stellt PDF Archiver von Julian Kahnert dar, dass es seit Anfang des letzten Jahres für macOS zu haben gibt. Das Tool nutzt keine proprietäres Datenbank für die Ablage von Dokumenten, sondern sichert diese in einer lose strukturierten Ordner-Struktur. Hilfreich ist PDF Archiver vor allem bezüglich einer einheitlichen Namensgebung eurer Dokumente, den Rest erledigt dann die Texterkennung und Finder-Suche von macOS. Darüber hinaus kann das Tool auch automatisch Bilder (JPG und PNG) in ein durchsuchbares PDF umwandeln. Das Tool gibt es als Open Source-Bausatz, wer keine Lust auf den technischen Schnick-Schnack hat, der findet im Mac App Store eine fertige Version. Initial noch als Einmalkauf, inzwischen mit Abo-Modell, dessen Beträge aber eher symbolischer Natur sind: 0,49€ pro Monat oder 3,49€ im Jahr.

Mac: PDF Archiver erleichtert die Archivierung von PDF-Dokumenten Am 14.03.2018 veröffentlicht | Lesezeit etwa 2:08 Minuten

Nun hat Julian auch die iOS-Version von PDF Archiver veröffentlicht, nachdem die App seit einigen Monaten nur als Beta-Version via TestFlight zur Verfügung stand. Am grundsätzlichen Workflow ist nicht viel verändert worden, sieht man einmal von den logischen Anpassungen an die kleineren Displays und den Eigenheiten von iOS ab. Was allerdings neu ist: Dokumente können via Smartphone-Kamera eingescannt werden, im Anschluss durchlaufen sie einer (lokalen) Texterkennung. Hier analysiert die App auch die Inhalte und schlägt euch so ein Datum und passende Tags vor. Gerade die automatische Datumserkennung ist für mich sehr gefällig, denn nicht selten passen Dokumenten- und Scandatum nicht zueinander. Gespeichert werden die Dokumente in der iCloud und sind nach Synchronisation über den Finder und der Mac-App erreichbar.

Geht nach dem ersten Ausprobieren sehr locker von der Hand, auch wenn ich mir wünschen würde, dass sich PDF-Dokumente auch über das Share Sheet von iOS an PDF Archiver übergeben ließen. Auch wären weitere Cloud-Dienste sicherlich für viele Nutzer von Vorteil, ebenso eine lokalere Ablage, z.B. auf NAS. Aber eine Veröffentlichung heißt ja nicht, dass die Weiterentwicklung eingestellt ist und ich bin recht positiv gestimmt, dass sich noch etwas tut. Jedenfalls ist PDF Archiver für iOS durchaus einen Blick wert, falls man sich mit der eigenhändigen Benennung und Sortierung seiner digitalisierten Unterlagen schwer tut. Preislich liegt das Abo aber leicht höher als für die Mac-Version, denn zur Einführung gibt es dieses für 4,99 Euro im Jahr – später soll der Preis auf 7,99 Euro pro Jahr steigen.