Mac: PDF Archiver erleichtert die Archivierung von PDF-Dokumenten

Das Papierlose Büro. Bekanntlich führen viele Wege nach Rom und ebenso viele Wege, sein digitales Dokumentenarchiv zu erstellen und zu verwalten. Ich habe viel experimentiert, bin aber letztlich bei einer der simpelsten Lösungen hängen geblieben: Gescannt wird in ausreichender Qualität und mit OCR mit der iOS-App ScanBot, die digitalisierten Unterlagen wandern dann mit einem einheitlichen Dateinamenmuster in eine effe Ordnerstruktur. Dank Texterkennung lassen sich Dokumente flott auffinden, notfalls hilft auch die Ordnerstruktur oder der Dateiname. Ja, es gibt zig Tools, die Daten und Strukturen visuell aufwendiger darstellen können. Ich habe mich jedoch bewusst gegen eine proprietäre Datenbank entscheiden: Kein Risiko, dass die Entwicklung irgendwann mal eingestellt wird und bei Bedarf sind die Dokumente auch über die (verschlüsselte) Cloud auf allen Geräten verfügbar. Könnt ihr bei Interesse alles an dieser Stelle nachlesen.

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‎PDF Archiver 1

Entwickler: Julian Kahnert

Preis: Kostenlos⁺

Entwickler Julian Kahnert hat mit PDF Archiver ein kleines Mac-Tool kreiert, welches auf das von mir genutzte „Ordner-Prinzip“ aufsetzt, ohne dabei ein wirkliche Dokumentenverwaltung darzustellen. Vielmehr stellt es eine Unterstützung dar, mit der ihr eure gescannten Unterlagen effektiver ablegen könnt. Prinzipiell arbeitet PDF Archiver nach einem einfachen System: Frisch gescannte Dokumente landen im Ordner „Untagged“, der beispielsweise in der iCloud liegen kann, aber je nach genutzter Scan-Anwendung einen beliebigen Pfad nutzen kann. Diese Dokumente lassen sich nun mit PDF Archiver in eine festgelegte Dateinamen-Struktur bringen: Datum–Beschreibung__Tags oder auch yyyy-mm-dd–beschreibung-dokument__tag1_tag2. Im Anschluss werden die umbenannten Dokumente nur noch ein einem weiteren Dokumenten-Ordner abgelegt, lediglich strukturiert durch einen weiteren Ordner des jeweiligen Jahres.

Der eigentliche Zugriff auf die Dokumente erfolgt über den Finder, denn die mit PDF Archiver vergebenen Tags werden auch im Tagging-System von macOS übertragen. Durch die lose Dateinamen-Struktur ist der Zugriff aber eben über alle Systeme möglich, die Verzeichnisse anzeigen können – sofern dann noch eine Textsuche in Dokumenten oder Dateinamensuche existiert, lassen sich Dokumente auch ohne eine umfangreiche Dokumentenverwaltung schnell auffinden. Im Prinzip 1:1 wie die von mir umgesetzte Lösung, nur mit dem Unterschied, dass die Ordnerstruktur an sich etwas simpler aufgebaut ist, der Dateiname dafür mehr Informationen bereithält. Kann man auch per Hand erledigen, da aber vorherige Tags in PDF Archiver gespeichert werden, dürfte die Verschlagwortung schneller und einheitlicher von Statten gehen.

Für mich eine nette Sache, auch wenn ich ehrlich gesagt etwas zu faul bin, meine bisher angelegte Dokumentenablage zu bearbeiten – früher oder später steht es dann aber sicherlich doch mal an. Im Zusammenspiel mit Hazel könnte man sicherlich noch mehr aus der Anwendung herausholen, beispielsweise könnte man Dokumente mit bestimmten Tags automatisch in eine tiefer differenzierte Ordnerstruktur befördern – wobei eine integrierte Tag-Ordner-Funktion auch nicht falsch wäre. Solltet ihr aber noch auf der Suche nach einer Umsetzung sein, ist ein Blick auf PDF Archiver nicht verkehrt Das Tool ist Open Source und kann bei Bedarf selbst mit Xocde kompilieren werden. Wer das nicht schafft oder schlicht dem Entwickler jedoch etwas Gutes tun möchte, der bekommt PDF Archiver auch als fertige App für schmale 3,49 € im Mac App Store.

Das Papierlose Büro: Mein persönlicher Status Quo Am 04.11.2016 veröffentlicht | Lesezeit etwa 6:01 Minuten

Quellcode GitHub Quelle Julian Kahnert