Windows: Horlands OCRPDF wandelt in durchsuchbare PDF-Dateien um

Möglichkeiten, um seine Papierunterlagen zu digitalisieren gibt es so einige. Da reicht prinzipiell schon ein klassischer Flachbettscanner aus, etwas professioneller wird es mit einem Dokumentenscanner. Moderner und schneller geht es aber mit den zahlreichen Scanner-Apps fürs Smartphone, denn inzwischen haben die Kameras eine ausreichend gute Qualität, um Dokumente brauchbar zu digitalisieren – den Rest erledigt dann die Software. Einschlägige Namen auf dem iPhone wären QuickScan und Scanner Pro von Readdle, Android-Nutzer sollten Genius Scan und Simple Scan einmal ins Auge fassen. Die Apps können nicht nur Papierdokumente scannen, sondern diese auch in ein durchsuchbares PDF umwandeln. Etwas, was für meine Organisation des Paperless Office unabdingbar ist.

Doch was, wenn die favorisierte Scanner-App keine Texterkennung unterstützt oder PDFs aus anderen Quellen nicht durchsuchbar sind? In solchen Fällen helfen Anwendungen, die sich mit dem Umwandeln von normalen Dokumenten in durchsuchbare PDFs beschäftigen. Für Mac-Nutzer ist PDFify eine Empfehlung, Windows-Nutzer einmal das Tool OCRPDF anschauen können. Was das Tool macht, ist schnell erklärt und im Video ersichtlich. Nicht durchsuchbare PDF-Dateien werden per Drag’n’Drop ins Anwendungsfenster gezogen und anschließend mittels OCR in durchsuchbare Dokumente umgewandelt. Das ganze klappt nicht mit nur kleinen PDF-Dateien, sondern auch bei solchen, die mehrere hundert Seiten aufweisen. Positiv erwähnenswert: Die Texterkennung findet nur auf dem Gerät statt, es werden also keine Daten an andere Server übertragen.

In der kostenlosen Version lässt sich immer nur eine einzelne Datei umwandeln und es wird ein Lizenzhinweis angezeigt. Wer diese Einschränkung aufheben oder das Tool im gewerblichen Einsatz verwenden möchte, der muss seine virtuelle Geldbörse öffnen und auf die Pro-Version upgraden. Die für diese angeschlagenen 40 Euro wirken in heutiger Zeit vergleichsweise teuer, bei regelmäßiger Nutzung lohnt und rentiert es sich aber. Und wer nur dann und wann mal als Privatnutzer ein nicht durchsuchbares PDF umwandeln muss, der wird sich kaum an den Einschränkungen stören. Heutzutage ja doch eher ein seltener Fall, dass erhaltene oder heruntergeladene PDFs wie Rechnungen oder Bescheinigungen nicht durchsuchbar sind – wahrscheinlicher ist es da schon, dass ihr aus bestimmten oder unbestimmten Gründen eine Scanner-App nutzt, die kein integriertes OCR mitbringt.

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