Das Papierlose Büro: Mein persön­licher Status Quo

Am 04.11.2016 veröffentlicht Lesezeit etwa 6:07 Minuten

Das Papierlose Büro – seit Jahr(zehnt)en ein Thema, auch in den Behörden. Während Unter­nehmen bereits viele Dokumente in digitaler Form verwerten und dies von den Finanz­ämtern oftmals auch gewünscht wird, sieht es in privaten Haushalten zum Großteil noch anders aus. Ordner neben Ordner, fein säuberlich getrennt nach Bank, Versi­cherung, Miete, Lohn/Gehalt und dergleichen. Kennt ihr sicherlich. Auch ich versuche mich seit etlichen Jahren daran, vor vier Jahren habe ich schon einmal ein paar Gedanken und Tipps nieder­ge­schrieben. Vier Jahre sind eine lange Zeit, vor allem in der digitalen Welt – und inzwi­schen hat sich bei mir einiges geändert, inzwi­schen ist mein Status Quo mit einem grünen Haken versehen. Passend zum Paperless Day 2016 einen kleinen Überblick darüber, wie ich mein Leben „mit ohne Papier“ organi­siere.

Der erste Schritt liegt natürlich zuerst einmal darin, sich darüber Gedanken zu machen, welche Papiere man behalten möchte. Hier gibt es (für mich) drei unter­schied­liche Kategorien Dokumente: In Gruppe 1 sind dieje­nigen Dokumente enthalten, die eigentlich (ohne vorherige Digita­li­sierung) in die Tonne könnten, man aber aus Gründen der Nostalgie behält – bei meiner besseren Hälfte wäre das zum Beispiel der Kaufvertrag des ersten PKW. Gruppe 2 und 3 sollten beide digita­li­siert werden, unter­scheiden sich aber darin, ob sie in den Schredder wandern oder aufbe­wahrt werden (sollten). Die genauere Abgrenzung zwischen 2 und 3 ist etwas kniffe­liger. Zwar gibt es für Privat­per­sonen mit ganz wenigen Ausnahmen keine gesetz­lichen Aufbe­wah­rungs­pflichten, dennoch ist es ratsam, bestimmte Unter­lagen auch weiterhin im Original aufzu­be­wahren.

Neben (wichtigen) Verträgen mit handschrift­licher Unter­schrift, zum Beispiel Mietver­träge, gehören bei mir auch Versi­che­rungs­po­licen dazu. Sollten theore­tisch als digitale Kopie ausreichen – bei Versi­che­rungen bin ich mir aber immer unsicher, also bleibt das Original erhalten. Auch Unter­lagen, die irgendwie zur Berechnung der Rente heran­ge­zogen werden können bleiben im Original erhalten – also zum Beispiel Arbeits­ver­träge, Lohn- und Gehalts­ab­rech­nungen, Sozial­ver­si­che­rungs­un­ter­lagen und ähnliches. Ansonsten? Wird alles digita­li­siert und vernichtet, inklusive Rechnungen, Kündi­gungen und derlei Papierkram der so anfällt. Diesbe­züglich kann ich einen Blick auf die Seite Aufbe­wah­rungs­pflichten empfehlen – auch wenn es sich bei dem Aufbe­wahren nur um das „verfügbar halten“ dreht, nicht darum, was im Original vorliegen sollte und was als digitale Kopie reicht. 

Tipp

Bestehen Zweifel, sollte Dokument immer auch im Original aufbe­wahrt werden. Hier muss man sich ein wenig auf sein Bauch­gefühl verlassen: falls etwas wichtig und offiziell erscheint (zum Beispiel Urkunden, Gerichts­ur­teile und alles von Anwälten, Notaren und Co.), immer aufbe­wahren. Wird anständig aussor­tiert, bleiben hier auch mit „Besser mal behalten“-Unterlagen nicht all zu viele Schrift­stücke übrig. 

Hat man dann einmal einen ersten Wisch aussor­tiert, müssen die verblie­benen Dokumente natürlich irgendwie einge­scannt werden. Hierzu gibt es eine Vielzahl an Dokumen­ten­scannern, von Einzel­blatt­s­cannern wie den Doxie Go bis hin zu hoch produk­tiven Geräten wie den ScanSnap iX500. Ich habe eine ganze Weile einen ScanSnap S1100 genutzt, bin aber letztlich bei einer Lösung gelandet, die ich grund­sätzlich immer dabei habe: meinem Smart­phone. Smart­phone-Kameras aktueller Geräte sind inzwi­schen so gut, dass sie Textdo­ku­mente in anstän­diger Qualität abfoto­gra­fieren können. Mit einer Scanner-App werden diese dann noch ordentlich beschnitten, in ein PDF umgewandelt und durch die OCR-Texter­kennung gejagt – letzteres ist für mich ein absolutes must have. 

Scanbot - PDF Document Scanner
Entwickler: doo GmbH
Preis: Kostenlos+

Die App meiner Wahl? Ich springe immer zwischen Scanbot (iOS und Android) und Scanner Pro (iOS), dürften die mit Abstand besten Apps ihrer Art darstellen. Die Datei­namen belasse ich bei ihrem Standard­namen, vom iPhone wandern die PDF-Dateien dann in einen Ordner in meiner Dropbox – quasi mein digitaler Eingang. Was aber passiert mit den Origi­nal­do­ku­menten? Die meisten wandern wie gesagt direkt nach dem Scan in den Reißwolf, nur wenige werden aufbe­wahrt. Wie? Zuerst in einer Ablage im Schrank, ist diese voll wandern sie in eine Box im Keller (alter­nativ auch ein dicker Ordner). Nichts beson­deres, eine FJÄLLA-Box von IKEA reicht – für eine feuer­feste Dokumen­tenbox war ich bisher zu geizig, wäre aber unter Umständen eine Entwick­lungs­mög­lichkeit. Dokumente, die im Original archi­viert wurden, werden auch digital markiert. Entweder malt man vor dem Scan eine Markierung auf das Dokumente oder aber macht es digital – kann Scanbot zum Beispiel ja auch. Roter Punkt in die Ecke, check. 

Wie sortiere ich die aufbe­wahrten Originale? Schlicht von unten nach oben, von älter zu neuer. Gibt einige die mit einem Paginier­stempel arbeiten – halte ich aber für unnötig. Ob ich nun Dokument #12 suche oder nach dem Datum gehe, macht für mich keinen Unter­schied. Voraus­setzung ist natürlich, dass die Unter­lagen zuvor chrono­lo­gisch sortiert wurden. Der Karton ist voll? Jahres­zahlen drauf (Juni 2011 – Februar 2013), fertig. Ich sortiere diese Kartons aber auch nicht aus, was nach fünf, sechs Jahren unpro­ble­ma­tisch ist – werden es irgendwann zu viele, muss man mal sehen. Aber ehrlich? Ich habe bisher noch nie ein Original heraus­suchen müssen. Eine Ausnahme stellen Unter­lagen da, die irgendwie für Rente und Sozial­ver­si­che­rungen relevant sind oder sein könnten, diese werden mittels Abheft­bügel zusam­men­ge­halten und liegen in einem extra Karton – kommt ja nach Jahren und bei zwei Leuten einiges zusammen. 

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Nun aber das eigentlich spannende, denn die digita­li­sierten Dokumente müssen ja auch irgendwie abgespei­chert werden. Hier habe ich in den Jahren so einige Software-Lösungen auspro­biert. Doo? War toll, ist aber inzwi­schen nach einigen Jahren einge­stellt worden. Evernote? Ist mir zu mächtig und zu umfang­reich – vor allem habe ich die Dateien dann nicht mehr lokal verfügbar, ist mir ein etwas zu hohes Risiko. Auch mit iDocument (ebenfalls einge­stellt), Paperless und Devon­THINK habe ich herum­ge­spielt. Wo ich letztlich gelandet bin? Bei einer ganze effen Ordner­struktur. Der Haupt­grund: Ich bin nicht auf ein proprie­täres Ablage­system eines DMS angewiesen. Was, wenn die Entwickler (wie zuvor bei Doo und iDocument) die Entwicklung einstellen? Die tausend Dokumente neu sortieren? Nein, danke. 

Bezüglich der Ordner­struktur habe ich mir angewöhnt, dass ich so wenig Ordner wie möglich nutze – im Grunde ist die Struktur an meine klassi­schen Papier­ordner angelehnt. Kleiner Auszug: 

  • Arbeit
    • Arbeits­ver­träge
    • Gehalts­ab­rech­nungen
    • Sozial­ver­si­cherung
  • Finanzamt
  • Finanzen
    • Anschreiben
    • Konto­auszüge
  • Telekom­mu­ni­kation
    • Anschreiben
    • Rechnungen
  • Versi­che­rungen
    • Haftpflicht­ver­si­cherung
    • Kranken­ver­si­cherung
    • Unfall­ver­si­cherung
  • Wohnen
    • Neben­kos­ten­ab­rech­nungen
    • Strom Anschreiben
    • Stroma­brech­nungen
    • Vermieter
  • Sonstiges

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Ist natürlich nur ein verkürzter Auszug, gibt natürlich auch noch Ordner wie „Auto“, „Zeugnisse“ und dergleichen. Die Ordner „Anschreiben“ habe ich erst kürzlich eingefügt, zuvor lagen Dokumente, die nicht in weitere Ordner (wie Rechnungen) passten einfach im überge­ord­neten Ordner – habe ich nun aber geändert. Sortierung nach Jahres­zahlen? Nee, keine Lust drauf. Wieso überhaupt? Selbst wenn in einem Ordner tausende Dokumente liegen, macht es diesem nichts aus. Ab und zu mal Uralt-Dateien löschen reicht schon. Durch die Datei­benennung liegen die Dateien auch immer chrono­lo­gisch vor: Jede Datei beginnt mit dem Datum des Schreibens (nicht des Erstel­lungs­datum) in der Form JJJJ-MM-TT (oder wahlweise ohne die „-„). Danach kommen dann zwei, drei Schlag­worte zum Dokument, zum Beispiel Unter­nehmen, Thema oder ähnliches. Muss man auspro­bieren, irgendwann hat man den Dreh raus. 

  • 2011-06-11 Unity­media Strom Auftragsbestätigung.pdf
  • 2015-10-09 BEV Energie Strom Belieferbestätigung.pdf
  • 2008-08-14 SWK Energie Stromabrechnung.pdf
  • und so weiter und so fort

Fahre ich ganz gut mit. Einige Zeit habe ich auch mal mit den Finder-Tags von macOS herum­ge­spielt, letztlich bin ich aber wieder davon abgekommen, da die einfache Suche für mich bei Weitem ausreicht. Und sollten die Begriffe doch einmal nicht die gewünschten Ergeb­nisse liefern, kann man sich auch noch immer durch die Ordner hangeln und sieht so auf den ersten Blick in den Ordner, worum es sich bei welcher Datei dreht. Bei einer digitalen Umsetzung ganz wichtig: Backups! Ein absolutes MUSS. In meinem Falle werden die Dokumente natürlich mit der Time Machine von macOS gesichert. Außerdem werden Dateien im Ordner zweimal am Tag auf mein NAS gesichert (mit Bittorrent Resilio Sync) und von dort über die Cloud Station verschlüsselt auf mein Amazon Drive. Dürfte ausrei­chend „sicher“ sein, dass man irgendwann nicht ohne Unter­lagen dasteht. 

So also mein Status Quo bezüglich des Papier­losen Büros. Sicherlich nur schwer auf andere Nutzer zu übertragen, vor allem sieht es bei Unter­nehmer aufgrund er gesetz­lichen Aufbe­wah­rungs­pflichten für Geschäfts­do­ku­mente alles ein wenig anders aus. Jeden­falls reichen oftmals bereits einfache Werkzeuge aus, es muss nicht immer der dicke Hardware-Scanner und das eierle­gende Document Management System ein – vor allem mit Blick auf die Zukunfts­kom­pa­ti­bi­lität haben einfache PDF-Dateien einen großen Vorteil gegenüber einer dedizierten Software-Lösung. Jeder wie er es mag und wie es für in am effek­tivsten ist, vielleicht aber findet ja der ein oder andere eine kleine Anregung für seine Umsetzung. Vielleicht aber gibt es ja auch noch ein paar Gedan­ken­gänge, die ihr zusätzlich erwähnt haben wollt – dann haut sie mir einfach in die Kommentare.

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