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Das Papierlose Büro: Mein persönlicher Status Quo

Marcel Am 04.11.2016 veröffentlicht Lesezeit etwa 6:07 Minuten

Das Papierlose Büro – seit Jahr(zehnt)en ein Thema, auch in den Behörden. Während Unternehmen bereits viele Dokumente in digitaler Form verwerten und dies von den Finanzämtern oftmals auch gewünscht wird, sieht es in privaten Haushalten zum Großteil noch anders aus. Ordner neben Ordner, fein säuberlich getrennt nach Bank, Versicherung, Miete, Lohn/Gehalt und dergleichen. Kennt ihr sicherlich. Auch ich versuche mich seit etlichen Jahren daran, vor vier Jahren habe ich schon einmal ein paar Gedanken und Tipps niedergeschrieben. Vier Jahre sind eine lange Zeit, vor allem in der digitalen Welt – und inzwischen hat sich bei mir einiges geändert, inzwischen ist mein Status Quo mit einem grünen Haken versehen. Passend zum Paperless Day 2016 einen kleinen Überblick darüber, wie ich mein Leben „mit ohne Papier“ organisiere.

Der erste Schritt liegt natürlich zuerst einmal darin, sich darüber Gedanken zu machen, welche Papiere man behalten möchte. Hier gibt es (für mich) drei unterschiedliche Kategorien Dokumente: In Gruppe 1 sind diejenigen Dokumente enthalten, die eigentlich (ohne vorherige Digitalisierung) in die Tonne könnten, man aber aus Gründen der Nostalgie behält – bei meiner besseren Hälfte wäre das zum Beispiel der Kaufvertrag des ersten PKW. Gruppe 2 und 3 sollten beide digitalisiert werden, unterscheiden sich aber darin, ob sie in den Schredder wandern oder aufbewahrt werden (sollten). Die genauere Abgrenzung zwischen 2 und 3 ist etwas kniffeliger. Zwar gibt es für Privatpersonen mit ganz wenigen Ausnahmen keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, dennoch ist es ratsam, bestimmte Unterlagen auch weiterhin im Original aufzubewahren.

Neben (wichtigen) Verträgen mit handschriftlicher Unterschrift, zum Beispiel Mietverträge, gehören bei mir auch Versicherungspolicen dazu. Sollten theoretisch als digitale Kopie ausreichen – bei Versicherungen bin ich mir aber immer unsicher, also bleibt das Original erhalten. Auch Unterlagen, die irgendwie zur Berechnung der Rente herangezogen werden können bleiben im Original erhalten – also zum Beispiel Arbeitsverträge, Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Sozialversicherungsunterlagen und ähnliches. Ansonsten? Wird alles digitalisiert und vernichtet, inklusive Rechnungen, Kündigungen und derlei Papierkram der so anfällt. Diesbezüglich kann ich einen Blick auf die Seite Aufbewahrungspflichten empfehlen – auch wenn es sich bei dem Aufbewahren nur um das „verfügbar halten“ dreht, nicht darum, was im Original vorliegen sollte und was als digitale Kopie reicht.

Tipp

Bestehen Zweifel, sollte Dokument immer auch im Original aufbewahrt werden. Hier muss man sich ein wenig auf sein Bauchgefühl verlassen: falls etwas wichtig und offiziell erscheint (zum Beispiel Urkunden, Gerichtsurteile und alles von Anwälten, Notaren und Co.), immer aufbewahren. Wird anständig aussortiert, bleiben hier auch mit „Besser mal behalten“-Unterlagen nicht all zu viele Schriftstücke übrig.

Hat man dann einmal einen ersten Wisch aussortiert, müssen die verbliebenen Dokumente natürlich irgendwie eingescannt werden. Hierzu gibt es eine Vielzahl an Dokumentenscannern, von Einzelblattscannern wie den Doxie Go bis hin zu hoch produktiven Geräten wie den ScanSnap iX500. Ich habe eine ganze Weile einen ScanSnap S1100 genutzt, bin aber letztlich bei einer Lösung gelandet, die ich grundsätzlich immer dabei habe: meinem Smartphone. Smartphone-Kameras aktueller Geräte sind inzwischen so gut, dass sie Textdokumente in anständiger Qualität abfotografieren können. Mit einer Scanner-App werden diese dann noch ordentlich beschnitten, in ein PDF umgewandelt und durch die OCR-Texterkennung gejagt – letzteres ist für mich ein absolutes must have.

Scanner App & Fax - Scanbot
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Scanbot Dokumente Scanner App
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Die App meiner Wahl? Ich springe immer zwischen Scanbot (iOS und Android) und Scanner Pro (iOS), dürften die mit Abstand besten Apps ihrer Art darstellen. Die Dateinamen belasse ich bei ihrem Standardnamen, vom iPhone wandern die PDF-Dateien dann in einen Ordner in meiner Dropbox – quasi mein digitaler Eingang. Was aber passiert mit den Originaldokumenten? Die meisten wandern wie gesagt direkt nach dem Scan in den Reißwolf, nur wenige werden aufbewahrt. Wie? Zuerst in einer Ablage im Schrank, ist diese voll wandern sie in eine Box im Keller (alternativ auch ein dicker Ordner). Nichts besonderes, eine FJÄLLA-Box von IKEA reicht – für eine feuerfeste Dokumentenbox war ich bisher zu geizig, wäre aber unter Umständen eine Entwicklungsmöglichkeit. Dokumente, die im Original archiviert wurden, werden auch digital markiert. Entweder malt man vor dem Scan eine Markierung auf das Dokumente oder aber macht es digital – kann Scanbot zum Beispiel ja auch. Roter Punkt in die Ecke, check.

Wie sortiere ich die aufbewahrten Originale? Schlicht von unten nach oben, von älter zu neuer. Gibt einige die mit einem Paginierstempel arbeiten – halte ich aber für unnötig. Ob ich nun Dokument #12 suche oder nach dem Datum gehe, macht für mich keinen Unterschied. Voraussetzung ist natürlich, dass die Unterlagen zuvor chronologisch sortiert wurden. Der Karton ist voll? Jahreszahlen drauf (Juni 2011 – Februar 2013), fertig. Ich sortiere diese Kartons aber auch nicht aus, was nach fünf, sechs Jahren unproblematisch ist – werden es irgendwann zu viele, muss man mal sehen. Aber ehrlich? Ich habe bisher noch nie ein Original heraussuchen müssen. Eine Ausnahme stellen Unterlagen da, die irgendwie für Rente und Sozialversicherungen relevant sind oder sein könnten, diese werden mittels Abheftbügel zusammengehalten und liegen in einem extra Karton – kommt ja nach Jahren und bei zwei Leuten einiges zusammen.

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Nun aber das eigentlich spannende, denn die digitalisierten Dokumente müssen ja auch irgendwie abgespeichert werden. Hier habe ich in den Jahren so einige Software-Lösungen ausprobiert. Doo? War toll, ist aber inzwischen nach einigen Jahren eingestellt worden. Evernote? Ist mir zu mächtig und zu umfangreich – vor allem habe ich die Dateien dann nicht mehr lokal verfügbar, ist mir ein etwas zu hohes Risiko. Auch mit iDocument (ebenfalls eingestellt), Paperless und DevonTHINK habe ich herumgespielt. Wo ich letztlich gelandet bin? Bei einer ganze effen Ordnerstruktur. Der Hauptgrund: Ich bin nicht auf ein proprietäres Ablagesystem eines DMS angewiesen. Was, wenn die Entwickler (wie zuvor bei Doo und iDocument) die Entwicklung einstellen? Die tausend Dokumente neu sortieren? Nein, danke.

Bezüglich der Ordnerstruktur habe ich mir angewöhnt, dass ich so wenig Ordner wie möglich nutze – im Grunde ist die Struktur an meine klassischen Papierordner angelehnt. Kleiner Auszug:

  • Arbeit
    • Arbeitsverträge
    • Gehaltsabrechnungen
    • Sozialversicherung
  • Finanzamt
  • Finanzen
    • Anschreiben
    • Kontoauszüge
  • Telekommunikation
    • Anschreiben
    • Rechnungen
  • Versicherungen
    • Haftpflichtversicherung
    • Krankenversicherung
    • Unfallversicherung
  • Wohnen
    • Nebenkostenabrechnungen
    • Strom Anschreiben
    • Stromabrechnungen
    • Vermieter
  • Sonstiges

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Ist natürlich nur ein verkürzter Auszug, gibt natürlich auch noch Ordner wie „Auto“, „Zeugnisse“ und dergleichen. Die Ordner „Anschreiben“ habe ich erst kürzlich eingefügt, zuvor lagen Dokumente, die nicht in weitere Ordner (wie Rechnungen) passten einfach im übergeordneten Ordner – habe ich nun aber geändert. Sortierung nach Jahreszahlen? Nee, keine Lust drauf. Wieso überhaupt? Selbst wenn in einem Ordner tausende Dokumente liegen, macht es diesem nichts aus. Ab und zu mal Uralt-Dateien löschen reicht schon. Durch die Dateibenennung liegen die Dateien auch immer chronologisch vor: Jede Datei beginnt mit dem Datum des Schreibens (nicht des Erstellungsdatum) in der Form JJJJ-MM-TT (oder wahlweise ohne die „-„). Danach kommen dann zwei, drei Schlagworte zum Dokument, zum Beispiel Unternehmen, Thema oder ähnliches. Muss man ausprobieren, irgendwann hat man den Dreh raus.

  • 2011-06-11 Unitymedia Strom Auftragsbestätigung.pdf
  • 2015-10-09 BEV Energie Strom Belieferbestätigung.pdf
  • 2008-08-14 SWK Energie Stromabrechnung.pdf
  • und so weiter und so fort

Fahre ich ganz gut mit. Einige Zeit habe ich auch mal mit den Finder-Tags von macOS herumgespielt, letztlich bin ich aber wieder davon abgekommen, da die einfache Suche für mich bei Weitem ausreicht. Und sollten die Begriffe doch einmal nicht die gewünschten Ergebnisse liefern, kann man sich auch noch immer durch die Ordner hangeln und sieht so auf den ersten Blick in den Ordner, worum es sich bei welcher Datei dreht. Bei einer digitalen Umsetzung ganz wichtig: Backups! Ein absolutes MUSS. In meinem Falle werden die Dokumente natürlich mit der Time Machine von macOS gesichert. Außerdem werden Dateien im Ordner zweimal am Tag auf mein NAS gesichert (mit Bittorrent Resilio Sync) und von dort über die Cloud Station verschlüsselt auf mein Amazon Drive. Dürfte ausreichend „sicher“ sein, dass man irgendwann nicht ohne Unterlagen dasteht.

So also mein Status Quo bezüglich des Papierlosen Büros. Sicherlich nur schwer auf andere Nutzer zu übertragen, vor allem sieht es bei Unternehmer aufgrund er gesetzlichen Aufbewahrungspflichten für Geschäftsdokumente alles ein wenig anders aus. Jedenfalls reichen oftmals bereits einfache Werkzeuge aus, es muss nicht immer der dicke Hardware-Scanner und das eierlegende Document Management System ein – vor allem mit Blick auf die Zukunftskompatibilität haben einfache PDF-Dateien einen großen Vorteil gegenüber einer dedizierten Software-Lösung. Jeder wie er es mag und wie es für in am effektivsten ist, vielleicht aber findet ja der ein oder andere eine kleine Anregung für seine Umsetzung. Vielleicht aber gibt es ja auch noch ein paar Gedankengänge, die ihr zusätzlich erwähnt haben wollt – dann haut sie mir einfach in die Kommentare.

Bildquellen Shutterstock I Shutterstock II Shutterstock III

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