Docutain für iOS & Android: Scanner-App mit integrierter Dokumentenverwaltung

Das papierlose Büro ist in aller Munde und klappt dies zumindest im Kleinen inzwischen doch ganz gut. Dokumente, die nicht in digitaler Form übermittelt werden, müssen natürlich eingescannt werden. Hierzu gibt es natürlich dedizierte Hardware, wer allerdings nur eine Hand voll Unterlagen im Monat digitalisieren muss, der kann aber auf eine solche verzichten und stattdessen sein Smartphone nutzen. Dank immer besser werdenden Kameras und guten Apps mit Texterkennung ist die Qualität mehr als ausreichend. Mein bisheriger Favorit Scanbot aber hat jüngst mit einem Abomodell einige Nutzer verprellt – auch ich bin wieder zu Scanner Pro von Readdle zurückgekehrt, da ich für mich den Mehrwert des Abos nicht sehe. Scanner Pro ist allerdings nur für iOS zu haben und so wurde ein weiteres Tool recht häufig genannt, dass gleichzeitig für iOS und Android verfügbar ist: Docutain.

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‎Docutain: PDF Scanner OCR Scan

Entwickler: INFOSOFT Informations- und Dokumentationssysteme GmbH

Preis: Kostenlos⁺

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Docutain: PDF Scanner App, OCR

Entwickler: INFOSOFT GmbH

Preis: Kostenlos

Im Gegensatz zu den meisten Apps möchte Docutain nicht nur eine reine Scanner-App sein, sondern zugleich auch eine Dokumentenverwaltung. Aber beginnen wir von vorne, denn zunächst einmal müssen die Unterlagen auf Todholz natürlich in die App hinein. Dies funktioniert wie auch bei anderen Apps ihrer Art auf ganz simple Art und Weise: Den Scan-Modus aktivieren, das Smartphone möglichst gerade über das Dokument halten, warten, fertig. Die App erkennt das Dokument automatisch und wartet auf einen möglichst ruhigen Moment. Sollte die Aufnahme etwas schräg gemacht worden sein (was auch stehend fast immer der Fall ist), sorgt eine Perspektivkorrektur für gerade Dokumente. Im Anschluss wird das Dokument analysiert und durch den automatischen Farbfilter gejagt – optional stehen euch aber mit Grau, Schwarz/Weiß, Text und Original auch weitere Filter zur manuellen Auswahl. Die Ergebnisse gehen in Ordnung, lediglich eine manuelle Justierung von Helligkeit und Kontrast wäre hier manchmal wünschenswert.

Neben der Filterauswahl könnt ihr auch die Ränder nachjustieren – funktioniert zwar in den meisten Fällen zuverlässig, seltener aber auch nicht – sowie das Dokument drehen. Außerdem lassen sich weitere Seiten mittels Kamera hinzufügen, ebenso können bereits existierende PDF-Dokumente angehangen und die Seiten nachträglich sortiert werden. Seid ihr mit eurem Dokument einverstanden, müsst ihr im nächsten Schritt noch eine Bezeichnung eingeben und könnt optional den Dokumententyp, das Datum, Schlagwörter, eine Absender-Adresse und einen Betrag hinterlegen. Steuerrelevante Unterlagen lassen sich ebenfalls markieren, um sie so bei der nächsten Steuererklärung flott zur Hand zu haben. Die Eingaben zielen eben auf die angesprochene Dokumentenverwaltung ab und machen den Scan-Prozess bei mehreren Dokumenten etwas träge:

Die gescannten Unterlagen werden in einer lokalen Datenbank gesichert, diese erlaubt euch das Filtern nach den vergebenen Schlagworten, Dokumententypen und Adressen. Dank einer OCR-Texterkennung könnt ihr aber auch einfach die Textsuche nutzen um das gewünschte Dokument zu finden. Noch umfangreicher gestaltet sich das Auffinden von Unterlagen über die Suchmaske, denn mit dieser lässt sich nach allen angegebenen Informationen suchen und filtern, auch in Kombination zueinander. So könntet ihr beispielsweise alle Rechnungen im Zeitraum X bis Y suchen – oder was ihr halt just in dem Moment benötigt:

In den Einstellungen gibt es diverse Möglichkeiten, die App spezieller an seinen Workflow anzupassen. Beispielsweise lässt sich die Datenbank über verschiedene Cloud-Dienste synchronisieren – die Auswahl ist mit Dropbox, Google Drive, OneDrive, STRATO HiDrive, MagentaCLOUD, Web.de, GMX MediaCenter, Box, WebDAV, Nextcloud und ownCloud doch recht stattlich, unter iOS kommt auch noch die iCloud hinzu. Außerdem hr könnt beim Starten der App direkt mit dem Scannen beginnen, einen Standard-Farbmodus für eure Dokumente festlegen und derlei kleinere Dinge, die den Umgang mit der App betreffen:

Die Entwickler von Docutain, die deutsche INFOSOFT GmbH, verweist darauf, dass eure Dokumente mittels „modernster Verschlüsselungsmethoden“ gesichert werden – weitere Informationen spart man diesbezüglich allerdings aus. Sieht man einmal davon ab, dass ihr eure Datenbank mit einem Cloud-Dienst eurer Wahl synchronisieren könnt, kommen ansonsten keinerlei externe Server zum Einsatz. Dies betrifft vor allem die OCR-Texterkennung, die nur lokal auf eurem Gerät durchgeführt wird – bei vielen anderen Scanner-Apps und -Diensten geschieht dies eben auf den Servern der Anbieter. Zu guter Letzt besteht auch die Möglichkeit, den App-Zugriff mit dem für die Verschlüsselung genutzten Passwort zu schützen – für den (zumeist seltenen) Fall, dass jemand Zugriff auf euer entzerrtes Gerät besitzt.

Soweit erledigt Docutain seine Arbeit gut, die Krux an der Sache ist jedoch besagte Dokumentenverwaltung. In der Free-Version wird eure Bibliothek verschlüsselt abgelegt, auch in der Cloud. Ist erstmal positiv, sorgt aber dafür, dass man auf anderen Geräten keinen Zugriff auf die PDFs hat – auch wenn zumindest eine Windows-Anwendung angekündigt ist. Ich habe ja schonmal geschrieben: Ich bin Freund einer offenen Ordnerstruktur oder zumindest von Apps, die PDFs offen und ohne großes Wirrwarr lokal ablegen. Denn sollte eine Anwendung nicht mehr weiterentwickelt werden, steht man im Zweifel doof da. Auf eine reine Ordnerstruktur (z.B. auf dem NAS) kann ich jedoch mit nahezu jedem Gerät zugreifen.

Natürlich kann man die PDFs manuell ausgewählt übers Teilen-Menü verschicken und zum Dienst seiner Wahl hochladen beziehungsweise vom Gerät ziehen. Und die mit 3,49 Euro recht günstige Pro-Version erlaubt auch das Speichern und Hochladen der erstellen PDFs im „Klarformat“. So ließe sich die App natürlich auf die Scan-Funktion reduzieren. Andersherum besitzt die App dazu aber viel Ballast, man muss Dokumente immer manuell aus der App löschen und durch die nicht benötigten Eingaben zum Dokument dauert der Scan-Prozess einiges länger. Würde sich die App primär mit dem Scannen beschäftigen, wäre es eine gute Alternative zu Scanbot, Adobe Scan, Scanner Pro und Co. So aber ist Docutain nur eine Empfehlung, wenn ihr eine proprietäre Dokumentenverwaltung nutzen wollt – anderenfalls sind die bekannten Apps einiges produktiver zu nutzen. ¯\_(ツ)_/¯