Mein papierloses Büro. Eine kurze Zusammenfassung.

Marcel Am 15.01.2013 veröffentlicht Lesezeit etwa 2:05 Minuten

So, da waren sie in den letzten Tagen nun: Meine Artikel zum Thema „Papierloses Büro„. Natürlich kann und will ich gar nicht sämtliche Kleinigkeiten aufdrissen, dazu ist das Thema einfach zu umfangreich und dank der (nicht nur) deutschen Bürokratie auch nicht gänzlich machbar. Nicht umsonst sehen viele das Thema als eine Utopie an. Viele Dokumente benötigt man eben doch immer noch im Original, ich persönlich habe zwar nahezu alles digitalisiert, aber gerade Policen und einige andere Dokumente (gerade jene, die eine Unterschrift besitzen) benötigt man grundsätzlich im Original.

Was nutze ich nun? Ja, der ScanScnap von Fujitsu hat es mir angetan, aber ist für mich persönlich zu teuer – wenn man bedenkt, dass ich am Tag vielleicht ein einzuscannendes Dokument habe. Hat sich aber dennoch gelohnt, denn der erste Schlag ist natürlich ein dicker Batzen an Papier. Und da ist es einfach: Stapel rein, Knopf drücken, fertig. Ich persönlich nutze für die restlichen Dinge nur meinen einfachen Flachbettscanner und eine PDF-Umwandlungssoftware – Primzo, wie ich schon schrieb. Reicht dicke.

Dokumentenverwaltung? Ganz klar Doo. Die Jungs haben und machen echt gute Arbeit – kann man nur loben. Ich brauche auch keine Synchonisation auf verschiedenen Geräten, lokal reicht. Meine favorisierte Alternative zu Doo? Die Ordnerstruktur. Ganz banal. Wie ich nun meine Originaldokumente abhefte? Ganz chronologisch nach Datum. Kurz in der Software suchen, das Datum abgleichen und schon habe ich auch das Original schon gefunden. Rechnung? Werden grundsätzlich vernichtet, brauch ich nicht mehr.Natürlich gibt es noch bessere Drucker, noch dickere Software – aber wieso sollte ein Privatnutzer mehrere hunderte Euros für Drucker und Software ausgeben? Mal ehrlich: Wie viele Schreiben und Rechnungen bekommt ihr? Wenn’s ganz hoch kommt, würde ich sagen der „Normalo“ wenn überhaupt eine am Tag. Wenn überhaupt.

Und so sieht eben meine kleine, papierlose Welt aus. Sicherlich nicht was für jeden, aber ich habe glaube ich ein paar Ansätze bringen können. Letztlich muss jeder selbst wissen, wie er es handhabt.

Aber, solltet ihr euren Papierkram digitalisieren und diverse Rechnungen und Briefe vernichten: Denkt an eine Datensicherung. Nichts ist wichtiger, gerade in dem Fall. Außerdem muss man sagen, dass nicht nur die Hardware Geld kostet, sondern auch die Software – gratis gibt es in dem Umfeld nicht unbedingt viel, von Ausnahmen abgesehen, die dann aber auch einen nur sehr minimalen Funktionsumfang bieten.

Aber genug von mir, kommen wir zu euch: Wie sieht denn so euer papierloses Büro aus? Ansätze dabei, mit denen ihr etwas anfangen könnt? Oder lasst ihr das Ganze lieber direkt bleiben? Irgendwas, was ich vergessen habe? In den Kommentaren könnt ihr der ganzen Reihe gerne weiteres Leben einhauchen – ich habe meine Konfiguration gefunden, ich habe fertig.

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